Sanrobi is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Sanrobi geluid, licht, stroom, beeld en kerstverlichting
Hoofdwegnoord 38
4574 RB Zuiddorpe
www.sanrobi.nl / info@sanrobi.nl

Miriam van Rie is de Functionaris Gegevensbescherming van Sanrobi. Zij is te bereiken via miriam@sanrobi.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Sanrobi verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en Achternaam
– Bedrijfsnaam / Naam organisatie
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in correspondentie aan ons of telefonisch doorgeeft.
– Locatiegegevens (evenementlocaties, vergaderlocaties, enzovoorts)
– Betaalgegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij verwerken op geen enkele wijze bijzondere of gevoelige persoonsgegevens van klanten, zoals gezondheid, ras, godsdienst, bsn-nummer, enzovoorts. Ook verwerken wij geen gegevens van personen die jonger zijn dan 16 jaar. In die gevallen gebruiken wij de gegevens van de betreffende ouders of voogd.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Sanrobi verwerkt uw persoonsgegevens als klant om onze dienstverlening mogelijk te maken. Het gaat hierbij om:

– Het uitbrengen van aanbiedingen, voorstellen en offertes
– Het aangaan van overeenkomsten
– Het onderhouden van klantrelaties (per telefoon en per email)
– Het uitvoeren van onze dienstverlening
– Het uitbrengen van facturen
– Het kunnen voeren van een administratie.

Sanrobi verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Sanrobi gebruikt geen geautomatiseerde systemen voor het verwerken of verzamelen van persoonsgegevens. Denk hierbij aan het volgen van het surfgedrag of het plaatsen van (tracking)cookies of vergelijkbare technieken. Op onze websites worden geen gegevens verzameld en wordt u niet digitaal gevolgd. Er vindt ook geen opslag van gegevens plaats.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Sanrobi bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De uiterlijke bewaartermijn hangt af van het doeleind waarvoor Sanrobi uw persoongegevens verwerkt.

Wij hanteren de volgende uiterste bewaartermijnen:

– Contactgegevens > bewaartermijn 5 jaar na laatste contact
– Uitgebrachte offertes > bewaartermijn 5 jaar
– Overeenkomsten > zolang de overeenkomst loopt, daarna nog 5 jaar
– Financiële administratie > bewaartermijn 7 jaar
– Email > bewaartermijn 1 jaar
– Camerabeelden (bewaking op eigen terrein) > bewaartermijn 4 weken
– Sollicitatiegegevens > maximaal 1 jaar na einde procedure
– Personeelsgegevens > maximaal 2 jaar na einde dienstverband

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of indien nog relevant geanonimiseerd bewaard in een archief.

Delen van persoonsgegevens met derden

Sanrobi deelt uw persoonsgegevens met derden enkel wanneer als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Sanrobi blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In principe verstrekt Sanrobi uw persoonsgegevens niet zonder meer aan andere derden. Indien dit noodzakelijk is doen wij dit alleen met uw toestemming.

Gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Sanrobi en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar miriam@sanrobi.nl.

Voordat wij een verzoek verwerken zullen wij telefonisch controleren of de aanvraag is gedaan door de betreffende persoon zelf. Dit ter bescherming van anderen. We reageren binnen enkele weken op uw verzoek.

Sanrobi wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Sanrobi neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Administratieve systemen

De administratieve computersystemen bevatten de persoonsgegevens. Deze systemen staan in ons kantoor (niet op evenementen, niet in de verhuur en niet in de voertuigen). Deze systemen zijn enkel toegankelijk voor bevoegden (wachtwoordbescherming).

Deze systemen zijn voorzien van legitieme software, inclusief automatische updateservices. (Windows, Office-programma’s en boekhoudprogramma). Tevens zijn de systemen voorzien een virusbescherming en firewall.
Hiermee wordt de digitale kwetsbaarheden tot een minimum beperkt.

De administratieve computersystemen maken gebruik van online verbindingen, met de volgende maatregelen;
– online opslag boekhouding (verzorgd en beveiligd door het boekhoudprogramma)
– email en agendadiensten (beveiligde versleutelde verbinding naar externe server bij een provider)
– externe gegevensbackup (beveiligde versleutelde tunnelverbinding naar een externe eigen opslaglocatie)
– surfen op internet (meest recente browserversie, beschermd door virusbescherming)

Onze online diensten maken enkel gebruik van Nederlandse of Europese systemen.

Zakelijke smartphones

Naam, adres, telefoonnummer en emailadressen zijn toegankelijk op onze zakelijke smartphones. Deze zijn enkel te benaderen door onze medewerkers (toegangscode bij opstarten, automatische schermbeveiliging met toegangscode actief).

Deze gegevens worden niet bewaard op de smartphone, maar worden vanuit een externe server opgehaald. Bij het verlies van een smartphone wordt het wachtwoord aangepast waarna de gegevens niet meer beschikbaar zijn op de verloren smartphone.

Overige computersystemen

Voor onze dienstverlening maken wij veelvuldig gebruik van laptops en computersystemen op klantlocaties. Deze systemen zijn vanuit technisch oogpunt ingericht en bevatten geen persoonsgegevens.

Administratie op papier

Administratie op papier wordt enkel bewaard in ons kantoor of in ons archief. Zodra papieren niet meer nodig zijn worden deze vernietigd door de papierversnipperaar.

Tot slot

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of verlies, neemt u dan a.u.b. contact op met ons via miriam@sanrobi.nl of via een van onze telefoonnummers.